Analisis Media Internal berdasarkan Filsafat Komunikasi

Obyek dalam ilmu komunikasi yang akan penulis uraikan adalah isi media internal sebuah perusahaan atau organisasi tertentu. Obyek formal yang akan dideskripsikan termasuk dalam konteks internal yaitu berupa isi (content) media internal perusahaan. Media internal sendiri merupakan sarana komunikasi yang umumnya digunakan dalam sebuah organisasi. Jadi media internal termasuk dalam lokus komunikasi organisasi. Komunikasi organisasi menurut Deddy Mulyana (2009 : 83) terjadi dalam suatu organisasi, bersifat formal dan juga informal, dan berlangsung dalam jaringan yang lebih besar daripada komunikasi kelompok. Komunikasi formal adalah komunikasi menurut struktur organisasi, yakni komunikasi ke bawah, ke atas, dan komunikasi horisontal, sedangkan komunikasi informal tidak tergantung pada struktur organisasi seperti komunikasi antar rekan kantor, juga termasuk gosip. Dalam hal ini, media internal termasuk dalam komunikasi formal yang menghubungkan antara atasan dengan bawahan dan sebaliknya (komunikasi ke atas dan ke bawah), juga antar karyawan perusahaan (komunikasi horisontal).

Berdasarkan perspektif filsafat ilmu komunikasi, penulis akan mencoba menguraikan isi media internal ke dalam tiga komponen kajian, yaitu ontologi, epistemologi, dan aksiologi. Secara ontologis, pertanyaan yang ingin dijawab adalah apakah media internal itu? Menurut Frank Jefkins (2003 : 145), media internal yang sering juga disebut sebagai jurnal internal, merupakan media yang diciptakan oleh suatu organisasi sendiri yang ditujukan khusus untuk para staf dan pegawai, dan tidak ditujukan untuk publikasi komersial. Bentuk jurnal atau media internal bisa bermacam-macam, seperti majalah, koran, newsletter, atau majalah dinding. Di Indonesia, bentuk media internal lebih banyak berbentuk majalah dan buletin yang biasanya terbit setiap dua minggu, satu bulan, hingga tiga bulan. Jarang ada perusahaan yang menerbitkan media internalnya setiap hari, kecuali perusahaan Caltex Pacific Indonesia yang sudah menerbitkan media internalnya berupa buletin harian selama lebih dari tiga puluh tahun.

Epistemologi berusaha menjawab pertanyaan, bagaimanakah asal usul media internal dan dari mana media internal pertama kali muncul? Secara historis, media internal sudah ada sejak 150 tahun yang lalu dan merupakan salah satu alat paling tua yang digunakan untuk melaksanakan fungsi PR. Pada tahun 1842, Charles Dickens dalam bukunya American Notes, menceritakan sebuah kisah penerbitan Lowell Offering di New England yang berisi informasi internal dari sebuah perusahaan pemintalan yang disunting oleh para pekerja wanita di sana. Seratus tahun yang lalu, Lever bersaudara yang merupakan pelopor dalam pembuatan sabun dari lemak hewan, mencetak sebuah jurnal internal khusus bagi para karyawannya, dan dalam waktu yang hampir bersamaan, Manchester Co-operative Society juga telah menerbitkan jurnal internal pertamanya di Inggris (Jefkins, 2003 : 4).

Lalu sebenarnya apa tujuan dan manfaat dari diterbitkannya media internal dalam suatu perusahaan atau organisasi? Hal inilah yang menjadi pokok persoalan yang akan dijawab dari sisi aksiologi. Media internal biasanya berisi tentang peristiwa yang sudah terjadi dalam organisasi. Media internal bertujuan untuk memberitahu aspek-aspek tertentu dari organisasi, menjadi sarana komunikasi bagi para pegawai atau anggota organisasi lainnya yang tersebar di beberapa tempat, membantu para dealer untuk memahami dan menjual produk perusahaan, atau sebagai forum bagi para pembaca untuk saling bertukar pandangan dan pengalaman. Intinya, isi dan tujuan media internal harus disesuaikan dengan tujuan program public relations (Jefkins, 2003 : 148).

Media internal ditujukan bagi khalayak internal suatu perusahaan seperti para pegawai, pihak manajemen, para pimpinan perusahaan, dan para pemegang saham. Isi media internal sendiri umumnya merupakan informasi tentang kegiatan-kegiatan yang diadakan oleh perusahaan, misalnya dalam rangka menyambut HUT kemerdekaan Indonesia, perusahaan mengadakan lomba jalan sehat antar karyawan, maka foto-foto kegiatan jalan sehat dan para pemenangnya dapat diberitakan di media internal. Kegiatan lomba dan semacamnya tersebut merupakan wadah untuk membangun rasa kebersamaan dan kekompakan antar pihak internal perusahaan, dan media internal berusaha mengingatkan, memperkuat memori rasa kebersamaan tersebut dengan memuat beritanya. Media internal juga dapat memberitakan penghargaan yang telah diraih perusahaan, misalnya penghargaan ISO 14000. Dengan demikian, internal perusahaan dapat memiliki rasa bangga dan sense of belonging terhadap perusahaan tersebut yang juga dapat membantu meningkatkan kinerja perusahaan. Media internal juga dapat berisi profil salah satu petinggi perusahaan yang disegani, misalnya senior manager, di sana dapat dimuat perjalanan karir dan nilai-nilai rohani dan moral yang dapat menjadi inspirasi pegawai lainnya. Selain itu, media internal juga dapat berisi tips dan saran yang berguna untuk meningkatkan kinerja perusahaan. Misalnya tips untuk mengatur waktu dengan baik. Salah satu fungsi media internal adalah memberikan informasi yang relevan tentang perusahaan, misalnya saja jika perusahaan tersebut bergerak di bidang pertambangan minyak, maka dalam jurnal internal dapat diberitakan tentang harga minyak dunia atau perkembangan industri minyak di dunia.

Isi media internal bisa dibedakan berdasarkan target pembacanya, misalnya media internal untuk kalangan manajemen dan eksekutif akan berbeda dengan media internal untuk para staf dan pegawai perusahaan. Hal ini berkaitan dengan tujuan yang berbeda yang ingin dicapai pada khalayak yang berbeda pula. Jika isi media internal ditujukan khusus bagi para staf perusahaan saja, maka mungkin isinya berupa informasi tentang perusahaan yang tujuannya untuk meningkatkan rasa kebersamaan, kebanggaan, dan saling memiliki seperti yang telah dijelaskan di atas. Termasuk untuk memberikan motivasi dan inspirasi bagi para karyawan untuk terus meningkatkan kinerjanya. Sementara jika isi media internal khusus ditujukan pada kalangan manajemen perusahaan, mungkin isi dan tujuannya akan lebih spesifik. Misalnya memberitakan perkembangan terbaru yang sudah dicapai oleh tiap departemen yang ada di perusahaan, sehingga menumbuhkan rasa kompetitif untuk persaingan yang sehat antar departemen.

Media internal merupakan salah satu tugas public relations dalam suatu perusahaan, yaitu untuk menjalin hubungan komunikasi yang baik dengan khalayak perusahaan, baik internal maupun eksternal, dan dalam hal ini melalui media internal, perusahaan melalui public relations berusaha menjalin relasi yang baik dengan khalayak internalnya. Termasuk di dalamnya mengadakan kegiatan-kegiatan yang melibatkan khalayak internal dan memberitakannya di media internal untuk menciptakan citra yang baik tidak hanya bagi pihak di luar perusahaan, namun juga bagi pihak-pihak internal dalam perusahaan itu sendiri.

Public relations juga memiliki fungsi penghubung antara pihak eksekutif perusahaan (atasan) dengan pihak pegawai (bawahan). Oleh karena itu, dalam media internal dapat disisipkan kolom bagi para bawahan untuk mengemukakan pendapat atau bertanya. Misalnya bertanya tentang kebijakan perusahaan yang kurang dimengerti, atau menyatakan rasa setuju atau kurang setuju tentang kebijakan tersebut beserta saran-saran perbaikannya. Nantinya pertanyaan dan pendapat tersebut akan ditanggapi oleh kalangan eksekutif yang bersangkutan dan dimuat dalam media internal tersebut, namun feedback tersebut bersifat tertunda dan membutuhkan waktu. Jadi, kurang lebih kolom tersebut akan mirip dengan kolom surat pembaca di surat kabar. Jika memang si pengirim pendapat merasa enggan menyatakan identitasnya, maka identitas tersebut dapat disembunyikan oleh public relations yang membuat media internal tersebut. Dengan demikian media internal dapat berfungsi sebagai wadah komunikasi antar pihak internal perusahaan dan diharapkan dapat menciptakan komunikasi organisasi yang lancar dan seimbang.

Referensi :

Mulyana, Deddy. 2009. Ilmu Komunikasi Suatu Pengantar. Bandung: PT Remaja  Rosdakarya.

Jefkins, Frank. 2003. Public Relations. Jakarta: Erlangga.